Karel Otýs

Karel Otýs

Letošní ročník festivalu nákupu eBF je můj jubilejní desátý, tak jsem si řekl, že je to vhodná příležitost popsat proč se vyplatí tam být. Zde je několik z mnoha důvodů a nezapomeňte dočíst až do konce. Vyplatí se to J.

středa, 12 září 2018 10:06

Desatero pro dosahování úspor v nákupu

Úspory jsou evergreen. Jak říkají nákupci, pořád je po nás chtějí. Lhostejno zda je krize či ekonomický růst. Rozhodně top téma nákupu při každé diskusi. Každá rada dobrá. Tak jsem sestavil osvědčené principy do desatera k dosahování úspor v nákupu. V praxi osvědčené, fungující. 

úterý, 11 září 2018 09:40

Jak jednat o ceně v B2B obchodu

Jednání o ceně je dozajista jedna z nejtěžších disciplín v B2B obchodu a také bestsellerem mezi tématy, která  zajímají B2B obchodníky.

Na jaké otázky související s cenou získají B2B obchodníci na kurzu Jak jednat o ceně odpovědi?

Dozvíte se v článku.

Sestavil jsem speciální celodenní kurz na téma Jak jednat o ceně v B2B obchodu, kde získáte odpověď na všechny uvedené a ještě i další otázky. Všichni účastníci mohou zaslat své dotazy předem, tak aby žádná otázka nezůstala nezodpovězená. Součástí je i praktický trénink jednání o ceně.

Na základě nejlepších zkušeností svých i klientů jsem sestavil osvědčený postup pro nastavení interní části nákupního procesu ve firmě. Opakovaně vyzkoušený v praxi. Použitelný pro firmy všech velikostí a oborů. Zatím jsem s tímto postupem pracoval výhradně na firemních kurzech. Nyní jsem se rozhodl ho zařadit do programu otevřeného kurzu a ve formě článku v kompaktní podobě poslat do světa. Ať pomůže i Vám.

Krok 1 - Zmapování stavu

Popište si přehledně graficky vazby a toky ve Vašem nákupním procesu. Udělejte si mapu partnerů nákupu (vžitý termín je interní klienti). Nejsou to jen technické útvary, ale také třeba finance, ekonomika další.

Jednoduše namalujte nákup doprostřed papíru a okolo namalujte ostatní útvary. Možná budete překvapeni jejich počtem. Rekord je 23.

 

Krok 2 – Určete význam partnerů pro nákupní proces

Všechny útvary nejsou pro nákupní proces stejně významné. Zvolte si kritéria pro určení jejich důležitosti pro nákupní proces. Zvolte kritéria objektivní.

Často uváděné kritérium priority „řeším nejdřív toho, kdo nejvíc křičí“ není úplně vypovídající. Se svými klienty používám například tato kritéria: frekvence toku informací, časová náročnost požadavků, finanční dopad do firmy, požadavek výrobní či režijní a další. Vždy individuálně podle charakteru firmy.

Každé kritérium škálujte například na stupnici od 1 do 4. Ohodnoťte každého interního klienta na stupnici, přidělte počet bodů v každém kritériu a pak sečtěte. Ukáže se Vám objektivně důležitost partnerů. Podle této důležitosti je dále řešte.

Zásadně řešte v celém nákupním týmu, ať je výsledek co nejvíce objektivní a zohledňující názor všech.

 

Krok 3 – Popište toky informací a dokumentů

Udělejte si u každého interního klienta seznam, kde bude uvedeno: jaké informace nákupu posílá, v jaké formě je posílá, jaké dokumenty. Totéž udělejte v opačném směru od nákupního útvaru ke každému internímu klientovi. Soustřeďte se stále na popis stávajícího stavu.

 

Krok 4 - Soupis podnětů vůči interním klientům

Zde sepište u každého interního klienta podněty, které by u Vás zlepšili práci nákupu, zrychlily a zefektivnily proces, přinesly úspory a vůbec celkově zvýšily přidanou hodnotu nákupu pro firmu.

Vyhněte se pocitovým hodnocením typu „posílají mi to pořád pozdě“, „ technické podklady jsou nekompletní“ nebo například „pouští dodavateli informace“. Taková informace nemá žádnou hodnotu. Zaměřte se na věcnou stránku.

Použijte raději „ 80% požadavků nesplňuje předkládací lhůtu“, „ opakovaně není na výkresech uváděn způsob opracování hran“, „ výkresy jsou zakládány k požadavku až po opakovaných urgencích“.

Při tvorbě pomůže představa, co potřebuji, abych mohl dělat lépe svoji práci. Můžete uvést i například „ forcasty na materiály by zlepšily včasnost dodávek od dodavatelů“.

Rozdělte podněty na oblast technickou a oblast komunikační.

 

Krok 5 – Definice obvyklých situací s IK a jejich řešení

Společně si v nákupu sestavte žebříček častých situací s interními klienty, které se neustále opakují a řeší pořád dokola. Vyřešení příčin jejich vzniku by znamenalo velký pokrok, zvýšení efektivity, zkrácení časů, úspory. Je to jakýsi seznam bestsellerů z předchozího bodu. Paretovo pravidlo platí totiž všude.

Opakovaně se u mých klientů vyskytují na tomto seznamu například následující situace. Zamezení obcházení nákupu, uvádění obchodních označení produktů namísto jejich parametrů, externí komunikace žadatelů vůči dodavatelům, dodržování procesních pravidel, jak prosadit alternativy.

Popište si, jak se situace projevuje, kolikrát za určitě období (například za týden) nastává, kolika nákupců se týká, jakých interních klientů se týká, týká se celých útvarů, nebo jen vybraných osob. A sepište možná řešení. Když jdete takto do detailu, tak se stává, že paušalizovaný problém typu „oni si pořád objednávají sami na internetu“ se najednou ukáže tak, že se týká 2 osob z interních klientů, 1 nákupce a stává se 2 x za měsíc. A najednou to vidíte úplně jinak.

Na závěr si pak sepište možná řešení, která následně proberete s interními klienty.

Příklad:

Uvádění obchodních označení produktů dodavatele na požadavcích

Interní klient si vybere konkrétní typ například nářadí a jeho obchodním označením znemožňuje nákupu poptat jiné. Vlastně tak vyrobí monopolního dodavatele, který většinou i ví, že to bude on.

Stává se 3 nákupcům, 2 x týdně u sortimentu nářadí ve finančním objemu jednotek tisíc Kč.

Co s tím?

V první řadě je nutno odlišit zda to vítáme či ne. Tento postup nemusí být vždy špatně. Naopak jsou i situace, kdy nákupu pomáhá a paušalizovaným zákazem by si nákup způsobil problémy. Většinou nákupy tohle vítají u speciálních produktů a neradi to vidí nu katalogových nákupů.

Jaká jsou možná řešení?

V první řadě musíme zjistit motivaci žadatele, proč to dělá? Může za tím být preference určitého dodavatele z osobních důvodů, ale také třeba špatná komunikace ze strany nákupu, nebo nedostatek podkladů k rozhodnutí, nebo prostě technologické důvody.

Vybírá ze správného katalogu? Interní klient potřebuje najít pro sebe vhodné řešení z více alternativ, Poskytněme mu ty správné katalogy.

Nabízet alternativy. Poskytněte alternativní produkty s příslušným vysvětlením proč.

Mít proces pod kontrolou, abyste zachytili tyto situace včas jejich opakování, od koho vznikají a mohli je hned řešit. To se většinou neobejde bez elektronizace administrace požadavků, kterou stále většina firem nemá. Investice do ní jsou velmi rychle návratné.

 

Krok 6 – Zpětná vazba interních klientů

Nechte zpracovat Vaše interní klienty krok 3 a krok 4 z jejich pohledu směrem k nákupu. Nezbytné je vysvětlení proč to děláme, nehledáme chyby, ale zlepšení.

Optimální forma kroku 3 až 5 je společný workshop nákupu a interních klientů. Za externího moderování. Z vlastní zkušenosti u svých klientů konstatuji, že je to všechny velmi výrazně posunulo vpřed.

Pozor na vysvětlení proč to děláme, ať se z toho nestane jen jeden z mnoha úkolů, co se „nějak udělají, aby nám dali pokoj“.

 

Krok 7 – Srovnání pohledu interních partnerů a nákupu

V tomto kroku položíme vedle sebe pohledy obou stran a řešíme co s tím. Jasně se ukáže, že co profese nebo co útvar, to jiné preference. Oddělí se od sebe liknavost a objektivní důvody. Obě strany si vysvětlí, že vzájemné požadavky nejsou žádná buzerace, ale že mají oprávněný důvod pro svůj postup. Ukáže se reálnost vzájemných požadavků a nutné úsilí k jejich naplnění. Ukáže se, kterými body komunikace se má cenu zabývat a kterými ne.

Ideální je opět forma workshopu, kde se podle mých zkušeností velmi rychle vyjasní preference, potřeby, co má význam řešit a co ne.

Takovýto workshop znamená vždy zásadní změnu v komunikaci a spolupráci v nákupním procesu ve firmě.

 

Krok 8 – Co změníme

Výsledná formulace nových pravidel interní části nákupního procesu. Pravidel společně dohodnutých s respektováním pohledu všech útvarů podílejících se na nákupním procesu. Tudíž přirozeně dodržovaných, protože v nich všichni vidí užitek.

 

Chtěli byste to také tak mít?

V tom případě máte čtyři možnosti. Seřazené dle nákladovosti.

První možnost je zkusit to podle tohoto návodu sami. Tento postup má svá omezení, protože každodenním stresem je komunikace často dost narušena a bez externí podpory si nákup a interní klienti nedokáží dostatečně naslouchat.

Druhá možnost je přijít na kurz Efektivní a výkonný nákupní proces (již 25. 9. 2018 v Praze a ještě jsou volná místa), kde je i tento postup (ale i jiné body) podrobně probírán a odnesete si i podrobný návod krok za krokem i s ukázkou pracovních materiálů a výstupů.

Třetí možnost je registrace na celou Akademii firemního nákupu. Až totiž dokončíte interní nastavení nákupního procesu, čeká Vás nastavení komoditních strategií, postupů vyjednávání, tvorba nákupních postupů, výběr nástrojů a další kroky. A Akademie firemního nákupu Vás na všechny připraví a ukáže jak na ně. Akademie má již dostatek účastníků pro otevření, takže se najisto bude konat.

Čtvrtá možnost je poptat nebo si rovnou objednat firemní workshop na toto téma či přímo společný workshop s interními klienty. Stačí napsat na můj email nebo zavolat. Spojení najdete v sekci kontakty.

Ať si vyberete kteroukoliv možnost z výše uvedených přeji Vám zdar Vašeho konání.

Karel Otýs

Po delší době se znovu vracím k tématu uplatnění introvertů v B2B byznysu. Vede mě k tomu další zkušenost ze setkávání s nákupci i obchodníky a sledování jejich způsobu vyjednávání a komunikace v B2B obchodu a to na obou stranách.

Otázka v titulku není náhodná, vlastně by tam ani otazník neměl být. B2B obchod se mění a již dávno neplatí, že jen extrovert může být úspěšný obchodník, který prodá jakýkoliv produkt i službu a to každému zákazníkovi. B2B obchod 21. století, změny v nákupním rozhodování firemních zákazníků, změny ve způsobu vyjednávání, to vše vyžaduje od obchodníků novou sadu dovedností a postupů, která ve značně míře koresponduje se silnými stránkami introvertů.

úterý, 07 srpen 2018 15:37

Už se zase mluví o krizi

Zase jsou plná média úvah o tom, kdy přijde krize. Někdo říká příští rok, někdo až za dva roky. Slovo krize se začíná vyskytovat častěji a zase mám ten pocit, že je to hodně psychologická záležitost. Budeme o ní mluvit tak dlouho, až opravdu nastane. Řada z nás už to zažila.

Když nastane krize, firmy chtějí po nákupu ještě větší úspory než obvykle.  A pak bude zájem o rychlá a účinná řešení v úsporách.

Pro nákupčí a manažery nákupu co umějí předvídat, jsou prozíraví, nechtějí se nechat zaskočit a drží se zásady raději být připraven než se nechat zaskočit, tak pro tyto jsem připravil speciální workshop na téma „ Nejlepší postupy k dosažení úspor v nákupu“.

Budu Vám vyprávět příběh, který jste možná také zažili, nebo Vás čeká. Je to příběh z praktického života nákupcova či manažera nákupu a může potkat kdykoliv kohokoliv, kdo pracuje v nákupu. Není ojedinělý, proto jsem se rozhodl ho pospat. Ne pro pobavení, ale pro poučení a také proto, že se pořád dokola opakuje stejně jako chyby s ním spojené.

Je to příběh o tvorbě strategie nákupu, je reálný, jen osoby, firma a místo nejsou uváděny, zaprvé proto, že to nikdy nedělám, za druhé, že to není podstatné a za třetí, že bych musel uvést velmi dlouhý seznam, aby v něm byli všichni, o nichž vím, že příběh zažili.

Jedu vlakem na schůzku pro přípravu další tentokrát 8 denní firemní nákupní akademie a pročítám si vyplněné dotazníky, které vždy dávám účastníkům. Je v nich deset otázek na zjištění pohledu na nákup a nákupní proces v jejich firmě, na zjištění úrovně znalostí o nákupu, na očekávání, témata, která řeší a s jakými situacemi se potkávají v komunikaci uvnitř i vně firmy. Čím více mi sdělí, tím více je kurz na míru.

Když jsem se tak začetl, tak jsem si opět uvědomil, že se některá témata a situace, které potřebují nákupci řešit,  v odpovědích dost opakují u všech firem. Kurzů a nákupních akademií, u nichž dostali účastníci dotazník předem, jsem již udělal opravdu hodně, tak lze vlastně údaje z dotazníků považovat za poměrně reprezentativní průzkum. Dávám je již tak dva roky, tak lze vypozorovat i určité trendy. Pojďme se na některé z nich podívat.

úterý, 20 březen 2018 10:43

B2B obchod a e-aukce

Tohle téma je opravdu horké. Jeden z nástrojů zásadně měnící nákupní procesy firemních zákazníků, který vyvolává vášnivé reakce na straně dodavatelů. Jak zacházet s e-aukcemi, jak se s nimi popasovat, proč je firemní zákazníci používají, lze je ignorovat a obejít? To jsou časté otázky, které dostávám na kurzech a trénincích pro B2B obchodníky. Proto vznikl tento článek.

Již za měsíc začíná konference Efektivní nákup 2018. Budu účastníkem panelu „Jak rozvíjet své lidi v nákupu“. Účast na konferenci mi donutila se více zamyslet nad svými zkušenostmi s touto oblastí a tak jsem je shrnul do tohoto článku. Berte to třeba jako ochutnávku co by mohlo na konferenci zaznít.

Vzal jsem to po dílčích bodech, tak jak jsou uvedeny v programu bloku.

Obchodníci pohybující se na trhu B2B, tedy obchodu mezi firmami zcela nezbytně potřebují pro dosahování úspěšných obchodů novou sadu znalostí a dovedností.

Nákupní rozhodování a nákupní procesy firemních zákazníků se v posledních letech zásadně mění a obchodníci ztrácí svoji jistotu a oporu ve stávajících metodikách.

Postupy a metodiky, které dnes většina obchodníků využívá a stále se je učí na kurzech, mají svůj původ v minulém století, kdy v B2B obchodu byla zcela jiná situace. B2B obchod je považován za dynamicky se rozvíjející oblast. Obchodníci by měli být vždy krok před svými zákazníky. Bylo pro mě překvapením, když jsem zjistil, že tomu tak již není. Obchodníci nedostatečně reagují na změny podmínek na trhu a stávající metody a postupy je limitují v úspěšnosti a dokonce kvůli nim úplně zbytečně snižují počet i objem úspěšně uzavřených obchodů.

Je opravdu čas s tím něco udělat.

Aktuálně minulý týden na workshopu v jedné strojírenské společnosti kdesi v České republice. Opětovně akce k hledání nových příležitostí k zvýšení zisku firmy prostřednictvím úspor v nákupu.

Pár postřehů, opakujících se stále i na jiných workshopech stojí za sdílení.

Otázka firemního zákazníka, respektive firemního nákupčího na obchodníka zní.

„Proč bych s Vámi měl spolupracovat?“

Na odpověď máte minutu? Nebo varianta-máte na to tři minuty? Nebo jiná varianta otázky? Řekněte mi tři důvody, proč bych s Vámi měl spolupracovat? Nebo za 20 sekund?

Kolik máte času na to, abyste zaujali při jednání firemního zákazníka, odlišili se od jiných obchodníků, kterých za ním chodí samozřejmě hodně?

Očekává se, že odpovíte kompetentně, stručně, výstižně a srozumitelně pro zákazníka. Je to prostá a zdánlivě jednoduchá otázka firemního zákazníka (nákupčího), proč by měl obchodníka vůbec poslouchat a věnovat mu svůj čas. On totiž nemůže věnovat čas všem, to by nedělal nic jiného. Musíte mu tedy dát opravdu pádný důvod.

Čekal bych, že to obchodníkům nebude činit žádný problém. Opak je pravdou.

Všechny firmy chtějí mít efektivní a výkonný proces nákupu. 

Proč výkonný?

Protože na konci musí být ten nejlepší dosažitelný výsledek pro společnost či firmu a její obchod, výrobu a provoz.

Proč efektivní?

Protože náklady a další zdroje vydané na proces musí být vynaloženy optimálně vůči dosaženým či definovaným výsledkům. Jejich spektrum může být velmi široké a není jednoduché takovou efektivitu nastavit.

Připravil jsem nový kurz na tohle téma „Efektivní a výkonný proces nákupu“ v Praze Klimentské již 26. 3. 2018 jako vstupní kurz k dalším specializovaným.

Vše důležité, co potřebujete pro práci ve firemním nákupu, se dozvíte kompaktně a přehledně v jednom dnu. Praktické zkušenosti, osvědčené postupy, řešení Vašich situací.

Bližší o tom co jak mít proces nákupu efektivní a výkonný v článku.

čtvrtek, 15 únor 2018 09:01

Promarněné úspory

Mnoho nápadů a příležitostí firemního nákupu pro úspory nákladů a tudíž zvýšení zisku zůstává nevyužito. Setkávám se s tím na každém kurzu.

Nákupci investují svůj čas, energii, znalosti, dovednosti (jejichž získání mnohdy stálo firmu nemalé peníze za vzdělávání) do návrhů řešení v nákupním procesu, které přinesou firmě peníze a návrhy jsou následně pod různými důvody smeteny ze stolu (například korporátní politika, nechuť technických útvarů zasáhnout do řešení, tzv. osvědčený dodavatel, ostatní v tom nevidí efekty, nebo je to prostě tzv. moc složité změnit a další důvody).

Říkám tomu promarněné úspory. Jejich význam vynikne tam, kde má nákup roční úkol v dosahování úspor a to opakovaně a neplní ho (protože je nastaven nesmyslně vysoko rozhodnutím od stolu nebo je prostě maximálně po 3 letech všechen prach vystřílen) a přitom řada návrhů zůstává nevyužitých.

Je to jedna z nejvíce demotivačních situací v nákupu, která přivádí nákupce do stavu marnosti počínání a jeho zaměstnavatele připravuje o peníze. Zbytečně. Co se s tím tedy dělat?

Všechny své kurzy jsem přepracoval. Žádná průběžná aktualizace, prostě přepracování. Aktualizaci již přestaly stačit stále zběsilejšímu tempu rozvoje firemního nákupu a ještě zběsilejšímu nárůstu nároků účastníků kurzů.

Z „Úspory nákupu“ se stal „Nákup jako zdroj zvýšení zisku firmy“.

Smyslem úspor v nákupu již není jen nižší cena, sleva, bonus či další nákupní podmínky mající vliv na náklady nákupu.

Podle zkušeností dojde do tří let od zahájení hledání úspor k vyčerpání potenciálu a bohužel také k postupné ztrátě motivace nákupního týmu z marnosti počínání. Hledání nemá konce, požadavky trvají nebo rostou a není kde brát.

Cestou je poohlédnout se jinde. Podívat se před nákup i za nákup. Říká se tomu komplexní pohled napříč firmou.

Pravidelní čtenáři (a mnozí mně na to i upozornili) si jistě všimli pauzy v publikování na blogu. Ujišťuji Vás, že i já jsem si všiml a nejsem za to rád.

Důvodem je především vytíženost firemními kurzy. V minulých měsících jsem zaznamenal až skokové zvýšení zájmu o firemní kurzy zaměřené na praktické implementace nákupních znalostí a dovedností.

Když k tomu přidám skutečnost, že každý, opravdu každý kurz připravuji přesně na míru, tak prostě žádný čas na publikaci nezůstal. Budu se snažit to napravit, i když pohled do kalendáře ukazuje, že zájem o firemní kurzy nepolevuje.

Napadlo mi, že by bylo pro inspiraci ostatním zajímavé pospat, jak takový firemní kurz společně s klientem připravuji a jak probíhá. Podle slov zadavatelů i účastníků již realizovaných kurzů se totiž dost liší od jiných firemních kurzů pro nákup i obchod. Což nemohu posoudit, protože sám na kurzy nechodím.

pondělí, 13 listopad 2017 17:08

eBF 4.0

Konference pro firemní nákup a veřejné zakázky Ebizforum – zkráceně eBF má za sebou 13. ročník.  I když má věk puberty, tak je to dospělá, seriózní, vážená a žádaná dáma v nejlepších letech. Každý rok si říkám, že už to nemůže být lepší a pokaždé to lepší je.

Letošní ročník byl však výjimečný a to hned z několika důvodů. Konference upgradovala na další úroveň, pro niž si dovolím použít v současné době hodně užívané spojení 4.0.  Mám tím na mysli, že nedošlo jen k zlepšení, ale ke kvalitativnímu skoku. S tím je spojena i změna názvu. Už to není konference, ale nákupní festival. Když jsem to poprvé četl, řekl jsem si, co blbnou, ale na místě jsem pochopil.

čtvrtek, 26 říjen 2017 09:09

Kam směřuje firemní nákup

Kam? No, naštěstí nesměřuje tam, kam nás občas posílají interní klienti (tedy alespoň Ti expresivnější) :-).

Směřuje úplně na jinou stranu. Slovy klasika z českého filmu – vypadá to, že nás čekají samá pozitiva a světlé zítřky, Dovolená v Jugoslávii asi moc ne, protože práce je hodně a bude ještě více.

Prostě firemní nákup se dere nahoru, stoupá v hierarchii firmy a stále více dává vědět jak je důležitý pro firmu.

Mám to tzv. z první ruky, v rámci kurzů a projektů ve firmách jsem poznal desítky firem a viděl to na vlastní oči a slyšel na vlastní uši. Namouduši.

Také sleduji zvýšený zájem o naší profesi. Zájemci říkají, že nákup vidí jako váženou profesi s budoucností. 

Hezky se to čte co? :-). Ale není to zadarmo. 

Odpověď na otázku zní, protože je dokáži úspěšně převést přes práh nových časů B2B obchodu a tím jim dokáži zvýšit objem obchodu u firemních zákazníků a to dlouhodobě. Ale od začátku. Dlouhou dobu jsem pracoval (více než 12 let) jako šéf nákupu, který se denně potkával s obchodníky zastupující dodavatele, kteří nám chtěli něco dodat, nabídnout, upravit podmínky, rozšířit spolupráci, jen tak se sejít a další důvody by se jistě našly. Někteří dokázali vyvinout značnou kreativitu pro osobní schůzku. Kterou  následně vlastním přičiněním totálně promarnili. Ale zkoušeli to znovu a znovu, hlavou proti zdi, místo aby přemýšleli o jiných přístupech k B2B obchodu.

Strana 1 z 5